Oleh: pembelajarselalu | September 10, 2013

Teknik Dokumentasi Aplikasi

Nama : Era Norma H

Nim : 10.41011.0022

DOKUMENTASI

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

A.   KEPERLUAN DOKUMENTASI

Dokumentasi ini diperlukan untuk :

  • Mempelajari cara mengoperasikan sistem
  • Sebagai bahan pelatihan
  • Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
  • Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari
  • Materi acuan bagi Auditor
  • Back-up
  • Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai
  • Menghilangkan ketergantungan yang kritis

Dokumentasi yang ada di Departemen Sistem Informasi (Departemen  Operasi) diantaranya adalah :

1.      Dokumentasi Dokumen Dasar

Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem.

Contoh :

Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.

2.      Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account)

Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya), serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan.

3.      Dokumentasi Prosedur Manual

Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.

4.      Dokumentasi Prosedur

Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb.

5.      Dokumentasi Sistem

Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan.

Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.

6.      Dokumentasi Program

Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program.

Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.

7.      Dokumentasi Operasi

Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.

8.      Dokumentasi Data

Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi.

Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor.

Sedangkan tujuan dokumentasi adalah :

1.      Arus komunikasi

Komunikasi terjadi dalam tiga arah :

–          Ke bawah untuk melakukan instruksi

–          Ke atas untuk memberi laporan

–          Ke samping (Lateral) untuk memberi saran

2.      Untuk memberi informasi

Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.

3.      Untuk mengidentifikasi

Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.

4.      Untuk menetapkan prosedur dan standar

Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.

5.      Untuk mencatat

Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.

6.      Untuk memberi instruksi

Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.

APLIKASI

Aplikasi adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan pengguna. Contoh utama perangkat lunak aplikasi adalah pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media. beberapa aplikasi yang digabung bersama menjadi suatu paket kadang disebut sebagai suatu paket atau suite aplikasi (application suite). Contohnya adalah Microsoft Office dan OpenOffice.org, yang menggabungkan suatu aplikasi pengolah kata, lembar kerja, serta beberapa aplikasi lainnya. Aplikasi-aplikasi dalam suatu paket biasanya memiliki antarmuka pengguna yang memiliki kesamaan sehingga memudahkan pengguna untuk mempelajari dan menggunakan tiap aplikasi. Sering kali, mereka memiliki kemampuan untuk saling berinteraksi satu sama lain sehingga menguntungkan pengguna. Contohnya, suatu lembar kerja dapat dibenamkan dalam suatu dokumen pengolah kata walaupun dibuat pada aplikasi lembar kerja yang terpisah.

Definisi aplikasi menurut para ahli:

  • Menurut Hendrayudi
    Aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu.
  • Menurut Hengky W.Pramana
    Aplikasi adalah suatu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti system perniagaan, game palayanan masyarakat, periklanan, atau semua proses yang hamper dilakukan manusia.
  • Menurut Harip Santoso
    Aplikasi adalah suatu kelompok file (Form, Class, Report) yang bertujuan untuk melakukan aktivitas tertentu yang saling terkait.
  • Menurut Ibisa
    Aplikasi daalah alat bantu untuk mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan dan bukan merupakan beban bagi penggunanya.

DOKUMENTASI APLIKASI

Dokumentasi ini meliputi :
  1. Perencanaan (SDP = Software Development Plan), merupakan hal awal yang harus dilakukan ketika akan mengembangkan suatu perangkat lunak.
  2. Requirements Analysis (SRS = Software Requirements Specification),  Tujuan dari SRS adalah untuk melakukan hal berikut: Menentukan kebutuhan fungsional dari sistem, Mengidentifikasi batasan-batasan sistem, Identifikasi pengguna sistem, Menjelaskan interaksi antara sistem dan pengguna eksternal, Menetapkan suatu bahasa yang umum antara klien dan tim program untuk menggambarkan sistem, Memberikan dasar untuk pemodelan use case.
  3. IRS = Interface Requirements Specification
  4. Dokumentasi Perancangan (SDD = Software Design Document)
  5. Dokumentasi Pengujian (STP = Software Test Plan, STRp = Software Test Report)
  6. Dokumentasi yang berhubungan dengan produk (SUM = Software User Manual, SPS = Software Product Specification, VDD = Version Description Document), dll

Keperluan Dokumentasi pada suatu Proyek Pengembangan SistemPendefinisian

  • Tertuang dalam suatu Statement of Work (SOW) yang terdiri dari:
    • Pengantar
    • Tujuan dan obyektif
    • Scope
    • Asumsi
    • User
    • Sumber Daya
    • Milestone untuk penjadualan
    • Pembiayaan
    • Amandemen
    • Tanda tangan

Perencanaan

  • Menyusun Work Breakdown Structure(WBS)

Daftar rencana kerja yang tersusun berdasarkan dekomposisi fungsional sistem

Dasar estimasi: alokasi sumber daya, penyusunan jadual, perhitungan biaya.

Pertimbangan pelaksanaan projek.

  • Estimasi Pelaksanaan Projek

Most optimistic

Most likely

Most pessimistic

  • Alokasi Sumber Daya

Mengatur utilitas/laod kerja dari sumber daya

  • Perhitungan Biaya

Biaya dibandingkan dengan yang ada di SOW

  • Jadual Kerja

Bart Chart

Network Diagram (PERT)

  • Penentuan Resiko

Menentukan kemungkinan risiko serta dampak dari risiko tersebut

  • Struktur Team

Peran, tanggung jawab, hubungan pelaporan

  • Dokumentasi

Perangkat dokumen teknis seperti Manual on-line, laporan status dan jadual

  • Pertemuan

Status review meeting,

Checkpoint review meeting,

Staff meeting.

Pengawasan

  • Status Collection dan Assessment

Data tentang progres pekerjaan menuju milestone

  • Change Control

Evaluasi pelaksanaan teknis dan jadual, yang meliputi: perubahan yang terjadi, dampak finasial, cara penanganan, dampak.

  • Corrective Action

Revisi pedekatan yang dilakukan untuk pencapaian tujuan sesuai SOW

Penyelesaian Proyek

  • Laporan transisi dari perancangan ke implementasi
  • Identifikasi unjuk kerja proyek (tingkat keberhasilan yang dicapai)
  • Menggambarkan tendensi antar personal yang terlibat

Leading

  • Membuat visi proyek yang jelas
  • Efektifitas komunikasi.
  • Menjaga motivasi yang tinggi
  • Menjaga fokus dan visi.
  • Menyediakan lingkungan yang mendukung.
  • Mendorong penyusun team.

resource 1

resource 2

resource 3

resource 4

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Kategori

%d blogger menyukai ini: